Opdracht staat “vast”!

By Maureen

 

Hoi,

 

Paul heeft wat informatie verzameld over bestaande gedragsregels (traditionele media) en voorziene gedragsregels (nieuwe media) voor ambtenaren (zie tekst 1 hieronder). Over de voorziene gedragsregels heeft hij een aantal vraagstukken en dilemma’s beschreven, die voor jullie als leidraad kunnen dienen tijdens jullie opdracht in het kader van OCW 2.0. Laat ons weten of jullie hiermee aan de slag kunnen. En als jullie in de praktijk tegen vragen of dilemma’s aanlopen: beschrijf wat precies je vraag/dilemma is en waarom je dit zo ervaart, bespreek het met elkaar, en neem contact op met ons als je denkt dat dat nodig of handig is.

 

Verder is jullie opdrachtformulering nu akkoord (zie tekst hieronder). De inhoud van de conclusies (deel 3) is iets verder ingevuld. Maurice zal met jullie meedenken over de inhoud en vormgeving van jullie conclusies en aanbevelingen.

 

Tenslotte: bij het benutten van web 2.0 zullen jullie ook te maken krijgen met Wikipedia. Omdat dit een verzameling van feitelijke informatie is (i.t.t. bv een discussieplatform), is de directie Communicatie nog bezig met de voorwaarden voor deelname aan/het toevoegen van informatie hierop. Ons voorstel is om, als jullie binnen je opdracht voor OCW 2.0 informatie wilt toevoegen aan Wikipedia, dit te doen rond je persoonlijke (private) interesses in plaats van rond je (publieke) beleidsdossier.

 

Succes!

Maureen

PS “Formele” opdrachtformulering volgt volgende week, na vakantie van Jan Willem.

 

 

1. Hoe als ambtenaar om te gaan met sociale media[1] en internet?

 

Er zijn diverse regelingen en richtlijnen waar een ambtenaar zich aan moeten houden op het moment dat deze naar buiten treedt. Er is een ambtenarenwet, er zijn principia voor overheidscommunicatie, integriteitcodes en OCW heeft nog specifieke gedragsregels voor het gebruik van internet. De ambtseed die elke ambtenaar aflegt wijst ook op het verspreiden van informatie op verzoek en uit eigen beweging.

Al deze regels zijn ook van toepassing op een ambtenaar die via internet informatie deelt, de discussie met anderen aangaat, op zoek gaat naar informatie en mensen, deelneemt aan communities, etc. Niet altijd is even helder wat je precies wel en niet mag doen. Juist doordat individuele ambtenaren door internet de mogelijkheid hebben direct te communiceren en contact te zoeken (buiten een directie Communicatie of bijvoorbeeld een stafmedewerker Kamercontacten om), is duidelijkheid over de bewegingsruimte aan de orde. Alleen verwijzen naar bestaande regelingen volstaat niet (altijd); deze moeten in verband worden gebracht met en vertaald worden naar spelregels voor internetactiviteiten. Dáár gaat het bij jullie opdracht in het kader van OCW 2.0 over.

 

Een paar citaten uit deze regelingen:

Ambtenarenwet	Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR)
Artikel 125a De ambtenaar dient zich te onthouden van het openbaren van gedachten of gevoelens of van de uitoefening van het recht tot vereniging, tot vergadering en tot betoging, indien door de uitoefening van deze rechten de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.	Artikel 50 De ambtenaar is gehouden de plichten uit zijn functie voortvloeiende nauwgezet en ijverig te vervullen en zich te gedragen, zoals een goed ambtenaar betaamt.
Ambtseed	Uitgangspunten overheidscommunicatie
Door het afleggen van ambtseed of belofte belooft u ook dat door uw gedrag en handelingen het functioneren van OCW niet wordt verstoord. Wanneer kan dit zich voordoen? Het kan zijn dat u heel nauw betrokken bent bij de beleidsvorming over een onderwerp. Met name in de periode van beleidsontwikkeling zullen allerlei overwegingen en meningen binnen OCW worden geventileerd Als u bij een dergelijk proces bent betrokken kunt u niet buiten uw werkkring uit eigen beweging allerlei uitlatingen doen over dit beleidsonderwerp. Ook indien u niets te maken heeft met een dergelijk onderwerp is het verstandig het effect van uitlatingen over OCW- onderwerpen goed in het oog te houden.	Om verkapte beïnvloeding te voorkomen dient de communicatie te allen tijde herkenbaar te zijn als afkomstig van de overheid. Transparantie, vertrouwen wekken vindt plaats als de afzender bekend is.   Het onjuist vermelden, weglaten of overmatig accentueren van feiten en argumenten om daarmee degenen op wie de communicatie is gericht tot een andere keuze te brengen dan zij wellicht anders zouden hebben gedaan, is nimmer toegestaan.
Integriteitcode	Gedragsregels gebruik sociale media rijksoverheid (in de maak)
Ambtenaren vertegenwoordigen het algemeen belang. Wij moeten op zuiver zakelijke gronden tot een oordeel komen en daarbij oneigenlijke of persoonlijke motieven geen rol laten spelen. (…) Wij doen ons werk in het licht van de politieke verantwoordelijkheid van de minister. Dit betekent dat ons werk in de eerste plaats gericht moet zijn op de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de minister.	-          Neem onder eigen naam deel en verklaar / benoem je rol als ambtenaar op elk moment -          Hou een gedetailleerd verslag bij van alle online communicatie / correspondentie -          Verkrijg eerst toestemming alvorens deel te nemen in een forum.[2]

 

In deze regelingen ligt veelal het accent op de gevaren en wat je niet moet doen. De uitdaging zit natuurlijk in wat je wél mag doen, binnen de wettelijk vastgestelde kaders. Beter zou het zijn te praten over een stimuleringscode voor ambtenaren in plaats van een gedragscode. Want de stelregel moet zijn dat participeren en communiceren moet! Dat het leuk en waardevol is! Dat je het nodig hebt om je omgeving te kennen en goed beleid te kunnen maken!

 

Vraagstukken

Interdepartementaal wordt er gewerkt aan een zogeheten code of conduct voor het gebruik van sociale media door ambtenaren. Vragen die we daarbij hebben, zou ik graag willen voorleggen aan de trainees die deelnemen in het project OCW 2.0. Hier gaat hierbij om bijvoorbeeld de volgende dilemma’s:

-          In hoeverre beknotten deze regels de aanwezigheid van een ambtenaar op internet of voelt de ambtenaar zich belemmerd in het geven van een mening over onderwerpen die het overheidsbeleid betreffen?

-          Maakt het specifieke karakter van sociale media het nodig dat bestaande regels versoepeld, uitgebreid of aangepast moeten worden?

-          Is er een (strikte) scheiding aan te brengen tussen de ambtenaar tijdens werktijd en de ‘mens’ in privé-tijd? Uit de integriteitcode OCW, ter illustratie: ‘U hebt als ambtenaar ook recht op vrije meningsuiting. U doet echter, ook niet in uw vrije tijd, geen uitlatingen die schadelijk kunnen zijn voor uw functioneren of dat van OCW. Wees u zich ervan bewust dat u uw functie uitoefent namens of ten behoeve van de minister.’

-          Moet je wel altijd zichtbaar zijn als afzender of zou je ook anoniem je in discussies over jouw beleidsterrein moeten kunnen mengen?

-          Onder welke voorwaarden mag je wel of niet meedoen met discussies op internet?

 

Uitwerking code of conduct

Kijk ook eens naar wat als mogelijke praktische toepassingen van de code of conduct is opgeschreven (zie hieronder). Kun je je daarin vinden? Is het van toepassing geweest op jouw sociale media-activiteiten? Hoe ben je daarmee omgegaan? Mocht je tegen dit soort zaken en vraagstukken aanlopen; maak er een posting van en zet de vragen uit in je netwerk. Ik ben reuze benieuwd naar de zaken waar je tegenaan loopt en vooral hoe je er tegenaan kijkt.

 

-          Wees duidelijk over je doelstellingen over deelname (aan sociale media).

-          Ken je publiek, begrijp de context en de ‘huisregels’ de omgeving (het forum/de community) waarin je je begeeft.

-          Denk aan de verwachtingen die je wekt door je op een bepaald forum/community te begeven (houdt rekening met verwachtingsmanagement).

-          Zorg voor toestemming bij het gebruik van bepaalde feitelijke teksten/informatie.

-          Schrijf alleen over datgene wat je weet.

-          Controleer de feiten.

-          Maak duidelijk onderscheid tussen feitelijke informatie en (persoonlijke) commentaar.

-          Onthul altijd wie je bent en voor wie je werkt.

-          Houd je bijdrage duidelijk, beknopt en professioneel.

-          Gebruik alleen links naar betrouwbare informatiebronnen.

 

 

2. Opdracht trainees OCW 2.0 tijdens detachering

Periode sep t/m nov 2008 (t.b.v. bijdrage aan eindadvies project OCW 2.0 in dec 2008)

 

1) Web 2.0 toepassingen inzetten/analyseren voor het beantwoorden van de volgende vraag: is er inderdaad zoveel relevante informatie beschikbaar over de onderwerpen waar we aan werken?

Benut de toepassingen en analyse om de volgende vragen te kunnen beantwoorden:

·         Welke web 2.0 toepassingen heb ik gebruikt en waarvoor?

·         Welke toepassingen zijn wel/niet bruikbaar (en waarom wel/niet) voor:

o        Informatie halen/brengen bij/naar doelgroepen van beleid (van mijn detacheringsorganisatie over het onderwerp waar ik aan werk).

o        Informatie uitwisseling tussen trainees onderling (over –los van je inhoudelijke onderwerp- je zoektocht, bevindingen, dilemma’s etc.).

 

2) Iedereen gaat onderzoeken hoe zijn/haar nieuwe werkgever gebruik maakt van web 2.0 toepassingen t.b.v. interactie/communicatie binnen de organisatie (tussen medewerkers), en buiten de organisatie (brengen en halen van informatie naar/bij doelgroepen). Probeer bij dit onderzoek dezelfde vragen te beantwoorden als hierboven:

·         Welke web 2.0 toepassingen gebruikt men en waarvoor?

·         Welke toepassingen gebruiken zij wel/niet voor:

o        Informatie halen/brengen bij/naar doelgroepen.

o        Informatie uitwisseling tussen medewerkers.

Neem hierbij waar mogelijk ook cultuurverschillen tussen landen mee (bv t.a.v. het door jullie geconstateerde verschil in “blogcultuur” tussen de VS en Nederland).

 

3) Samenvatting met conclusies en mogelijk aanbevelingen (voor de OCW organisatie) op basis van jullie ervaringen en antwoorden op vraag 1 en 2. Het is denkbaar om hier een gezamenlijk groeidocument van te maken waarin Maureen en/of Maurice meedenken en –kijken. Hierdoor kunnen jullie (of Maureen) de opdracht gaandeweg ook wat bijsturen.

 

Nadere concretisering: Kom met 3 concrete aanbevelingen voor de ocw-organisatie. Beschrijf

- welke toepassing

- wat de sterke kanten zijn hiervan

- waarom het voor ocw goed zou zijn

- wat is er voor nodig

Hoeft niet per se tot in de detail uitgewerkt te zijn, kan ook aan de hand van een voorbeeld.

 

Verdere aandachtspunten:

·         Het kan handig zijn om de opdracht te structureren door communicatie te zien als een op te splitsen proces van “halen” en “brengen”. Het gaat echter om een proces van interactie, dus halen en brengen loopt in feite door elkaar.

·         Hou jezelf (en elkaar) bij je zoektocht, bevindingen, dilemma’s etc een spiegel voor. Wat observeer ik nu precies en is dit een cultureel-, technisch-, organisatieprobleem of fenomeen (of iets anders)?

---

[1] Sociale media is een verzamelnaam voor (o.a.) web 2.0 toepassingen.

[2] Voor de opdracht van de trainees binnen OCW 2.0 is dit geborgd door de betrokkenheid van directie COM.